Was schlechte Zusammenarbeit kostet – und wie eine starke Assistenz bares Geld spart

Die stille Kraft hinter jeder Führungskraft – und ihr unterschätzter Einfluss auf Produktivität, Motivation und den Unternehmenserfolg.

Was kostet schlechte Zusammenarbeit wirklich?

Die meisten Unternehmen können Dir sagen, wie hoch ihr Umsatz ist, wie viel sie für Rohstoffe oder Löhne ausgeben – aber nur wenige wissen, wie viel Geld ihnen jeden Tag durch schlechte Kommunikation, unklare Rollen oder unterschwellige Konflikte verloren geht.

Das liegt daran, dass diese Kosten selten in den Büchern stehen. Sie tauchen nicht als eigene Zeile in der Gewinn- und Verlustrechnung auf. Stattdessen verstecken sie sich in Projektverzögerungen, in doppelt gebuchten Meetings, in der dritten Korrekturschleife für dieselbe Präsentation oder in Krankmeldungen, die plötzlich über Monate andauern.

Und mitten in diesem Geflecht sitzt eine Schlüsselrolle, die diese Verluste drastisch reduzieren kann: die Assistenz. Nicht als „Mädchen für alles“, sondern als strategische Partnerin, die Strukturen glättet, Kommunikation kanalisiert, Spannungen entschärft – und damit bares Geld spart.
In diesem Artikel zeige ich Dir, wo die größten stillen Kostenfallen lauern, wie schnell sie sich summieren – und vor allem, wie eine starke Assistenz sie schließt, bevor sie teuer werden.

Kostenfalle 1: Konflikte – wenn es leise kracht, wird’s teuer

Konflikte sind selten laut. Viel häufiger schwelen sie im Hintergrund – in Form von unausgesprochenen Erwartungen, Missverständnissen oder unklaren Zuständigkeiten.

Vor einiger Zeit erzählte mir eine Assistenz – nennen wir sie Anna –, wie sie über Monate hinweg zwischen zwei Abteilungen hin- und hergerissen wurde. Die eine schob der anderen Fehler zu, die andere ignorierte Mails und Bitten um Klärung. Anna sollte „mal eben vermitteln“. Ohne klare Rolle, ohne Rückendeckung. Sie bemühte sich, alle zufrieden zu stellen, schob Informationen hin und her, versuchte, Spannungen zu glätten – bis sie selbst nicht mehr konnte.

Als sie schließlich krank wurde, brach das System spürbar ein. Projektmeilensteine wurden verschoben, Kunden warteten länger auf Rückmeldungen, und die Stimmung im Haus kippte. Die Verluste waren nicht nur in Zahlen, sondern auch in Motivation und Kundenvertrauen messbar.

Die KPMG-Studie zu Konfliktkosten zeigt: In Unternehmen gehen 20–30 % der Arbeitszeit durch Missverständnisse, Konflikte und schlechte Kommunikation verloren.

Ein schwelender Konflikt kann laut Wirtschaftspsychologie aktuell jährlich 60.000–100.000 € kosten. Kündigt eine Assistenz aus Frust, liegen die Fluktuationskosten laut Gallup Engagement Index und dem DGFP-Kostenrechner Personalwechsel bei 30.000–50.000 € pro Fall.

Wie eine starke Assistenz hier spart:

Sie erkennt Spannungen früh, holt alle an einen Tisch, schafft Transparenz über Erwartungen und moderiert kleine Reibereien, bevor sie zu Großkonflikten werden. Wenn sie den Auftrag und das Mandat dazu hat, verhindert sie teure Eskalationen, Fluktuation und monatelange Produktivitätsverluste.

Kostenfalle 2: Kommunikationslücken – teuer, bevor man sie merkt

Kommunikation wird in vielen Unternehmen als „weiches“ Thema abgetan – bis man die Auswirkungen auf Zeit und Budget schwarz auf weiß sieht.

Ein Beispiel aus der Praxis: In einem mittelständischen Unternehmen bereitete die Führungskraft Meetings regelmäßig selbst vor – ohne Rücksprache mit der Assistenz. Termine wurden doppelt gebucht, Tagesordnungen überschnitten sich, und in den Dailies diskutierte man dieselben Themen mehrfach, weil Informationen nicht sauber weitergegeben wurden. Teilnehmer mussten erneut eingewiesen, Unterlagen nachgereicht und Entscheidungen vertagt werden. Projekte verzögerten sich dadurch um Tage, manchmal sogar um Wochen.

Das Entscheidende: Die Assistenz hatte nicht „schlecht gearbeitet“.  Sie hatte schlicht nie die Chance, ihre Rolle voll auszufüllen. Das System ließ keine regelmäßigen Rücksprachen zu, weil der Chef überzeugt war, diese würden nur Zeit kosten.

Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Eine effiziente, gut strukturierte Abstimmung spart täglich Zeit – und damit bares Geld.

Die Economist Intelligence Unit hat ermittelt, dass schlechte Kommunikation pro Jahr und Mitarbeitendem durchschnittlich 26.000 € kostet. Hochgerechnet auf ein Führungskraft–Assistenz-Duo bedeutet eine Stunde unnötiger Abstimmung pro Woche bereits 5.200 € Verlust im Jahr. Werden aus einer Stunde drei, sind es 15.600 € jährlich – nur für zwei Personen.

Wie eine starke Assistenz hier spart:

Sie bündelt Themen, Fragen und Entscheidungen in einer klaren Agenda, bereitet Rücksprachen so vor, dass Entscheidungen im ersten Durchgang fallen, filtert Informationen und strukturiert sie für die Führungskraft. Sie achtet darauf, dass Dailies fokussiert bleiben, dass sich Themen nicht wiederholen und alle Beteiligten genau wissen, was bis wann zu tun ist. Und: Sie sorgt dafür, dass die Abstimmungen selbst schlank und effizient bleiben – zehn Minuten am Tag, die fünf Stunden Folgekosten verhindern.

Kostenfalle 3: Psychische Belastung – unsichtbar, doch messbar

Manchmal ist es nicht der große Knall, sondern das ständige Tropfen: eine unbeantwortete E-Mail hier, eine überhörte Bitte dort, eine Anerkennung, die ausbleibt. Über Wochen und Monate sammelt sich das an, bis die Betroffenen innerlich kündigen.

Ich erinnere mich an eine Teilnehmerin in einem meiner Coachings. Sie begann zu weinen, nicht wegen eines konkreten Vorfalls, sondern wegen der Summe all der kleinen Missachtungen über Jahre. Die Folge: Rückzug, sinkende Leistung und schließlich eine längere Krankheitsphase.

Laut AOK-Fehlzeitenreport, DAK-Gesundheitsreport und BAuA sind psychische Erkrankungen inzwischen die häufigste Ursache für Langzeitausfälle. Ein Burnout-Fall kostet im Schnitt bis zu 20.000 €, je nach Dauer, Vertretungskosten und Reintegrationsaufwand.

Wie eine starke Assistenz hier spart:

Sie erkennt Überlastungssignale früh – bei sich selbst und anderen. Sie bringt diese Themen in Feedback- oder Jour-fixe-Gespräche, sorgt für klare Prioritäten und fängt Überforderung ab, indem sie Kapazitäten neu verteilt oder den Fokus auf das Wesentliche lenkt. Damit verhindert sie nicht nur Krankheitsausfälle, sondern auch das schleichende Sinken von Motivation und Leistungsfähigkeit, das Monate vor einer Krankmeldung beginnt.

Kostenfalle 4: Unklare Rollen – wenn keiner weiß, wer was macht

Kaum etwas bremst Abläufe so sehr wie fehlende Klarheit.
In einem Unternehmen, das ich begleitete, war nicht geregelt, wer für Freigaben zuständig war. Die Assistenz erstellte Unterlagen, schickte sie an die Führungskraft, diese leitete sie weiter – und wartete selbst auf eine Rückmeldung von der Assistenz.

Beide gingen davon aus, der andere kümmere sich. Ergebnis: Eine wichtige Entscheidung verzögerte sich um zwei Wochen, weil niemand den finalen Schritt tat.

Ein anderes Beispiel: In einem Team mit mehreren Führungskräften war nicht festgelegt, wer Urlaubsanträge genehmigt. Die Assistenz sammelte die Anträge, gab sie an „irgendjemanden“ weiter, und Mitarbeitende bekamen teils erst Tage vor geplantem Urlaub Bescheid, ob sie frei haben. Die Frustration im Team stieg – und mit ihr der Zeitaufwand für Nachfragen und Notlösungen.

Rechnet man nur 10 Minuten Mehraufwand pro Tag durch unklare Zuständigkeiten, sind das 37 Stunden im Jahr – pro Person. Bei 100 €/Stunde entspricht das 3.700 € Verlust jährlich. In einem Team von zehn Personen macht das 37.000 € nur durch fehlende Klarheit.

Wie eine starke Assistenz hier spart: Sie sorgt dafür, dass Rollenprofile schriftlich festgehalten werden, Entscheidungsbefugnisse eindeutig sind und Vertretungsregelungen verbindlich gelten. Sie dokumentiert Prozesse so, dass jeder weiß, wer den nächsten Schritt macht – und verhindert damit Stillstand, Doppelarbeit und endlose Schleifen.

Schlechte Zusammenarbeit ist kein Schicksal – sie ist eine Entscheidung.
Du kannst warten, bis Konflikte eskalieren, bis Projektdeadlines platzen und die nächste Kündigung ins Haus flattert. Oder Du kannst jetzt beginnen, diese Verluste zu stoppen.

Die Zahlen sind eindeutig: Jede Stunde, die Du heute in eine starke, klar positionierte Assistenz investierst, spart morgen ein Vielfaches an Zeit, Geld und Nerven.

Als Mediatorin und Trainerin für Assistenzen weiß ich: Es braucht keine jahrelangen Kulturprogramme, um spürbare Veränderungen zu erreichen. Oft sind es wenige, gezielte Eingriffe – klare Rollen, feste Kommunikationsroutinen, das richtige Mandat für die Assistenz –, die den Unterschied machen.

Die Frage ist nicht, ob sich diese Investition lohnt.

Die Frage ist: Wie lange willst Du noch zahlen, ohne es zu merken?

Lass uns gemeinsam herausfinden, wo in Deiner Organisation gerade das meiste Geld versickert – und wie wir es stoppen können.


Hier direkt Kontakt mit mir aufnehmen.

Übersicht über die genannten Links: 

KPMG-Studie zu Konfliktkosten: 
https://www.kpmg.de/docs/KPMG_Studie_Streitkultur.pdf
Gallup Engagement Index: 
https://www.gallup.com/workplace/285674/employee-engagement.aspx
DGFP-Kostenrechner Personalwechsel
: https://www.dgfp.de/angebote/tools/personalwechsel-kostenrechner/
Economist Intelligence Unit – Kommunikationskosten: 
https://eiuperspectives.economist.com/sites/default/files/EIU_Lucidchart_WorkplaceCommunication_0.pdf
DAK Gesundheitsreport 2023
: https://www.dak.de/dak/bundesthemen/dak-gesundheitsreport-2023-2542746.html
AOK Fehlzeitenreport
: https://www.wido.de/publikationen-produkte/buchreihen/fehlzeiten-report/
BAuA – Kosten psychischer Erkrankungen: 
https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitswelt-und-Arbeitsschutz/Gesundheit-im-Job/Psychische-Gesundheit/Kosten-psychischer-Erkrankungen.html